Scouting Impeesa Voorschoten verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Impeesa Voorschoten via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren aanmeldformulier. Dit formulier wordt voor archiefdoeleinden bewaard op het secretariaat. De ingevulde gegevens worden geregistreerd in Scouts Online. Dit is het ledenadministratie systeem van Scouting Nederland en is te benaderen via sol.scouting.nl. Na inloggen kunnen ouders/verzorgers in een beveiligde omgeving de geregistreerde gegevens raadplegen en sommige gegevens kan men hier zelf ook wijzigen of verwijderen. Het privacystatement van Scouts Online is te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Impeesa Voorschoten hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit terug gegeven aan de ouders/verzorgers.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Impeesa Voorschoten mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens

Als de contributie van een lid via een bank wordt betaald, is het betreffende rekeningnummer van de ouder(s)/verzorger(s) zichtbaar op het bankafschrift. Deze bankafschriften worden bewaard om een degelijke financiële administratie te kunnen voeren. Vanzelfsprekend worden rekeningnummers nooit digitaal geregistreerd. De penningmeester van de Impeesagroep heeft inzicht in deze bankafschriften.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte op het clubgebouw bewaard.

Offline media

Scouting Impeesa Voorschoten heeft een eigen groepskrant, de Impeesa Informatie, die vier keer per jaar hardcopy uitkomt. Deze wordt verspreid onder alle leden, stafleden, bestuursleden en sponsoren. De groepskrant wordt niet digitaal verspreid of online geplaatst. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het gebruik van de achternaam van het betreffende jeugdlid in deze groepskrant. Bovenstaande geldt ook voor het kampboek, dat eenmaal per jaar uitkomt.

Online media

Scouting Impeesa Voorschoten heeft een eigen website. Deze is te benaderen via www.impeesavoorschoten.nl. De disclaimer met betrekking tot deze website is hierop te lezen.

Mailadressen

Wij gebruiken het op het inschrijfformulier ingevulde mailadres om u via mail te benaderen. Dit doen wij ofwel via het mailsysteem van Scouts Online, ofwel via ons mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Dit mailadres wordt gehost door Hostnet, waarmee wij voor deze doeleinden een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Ook onze website wordt bij Hostnet gehost.

Naamstickers

Van ieder lid maken wij ook een sticker met daarop de naam (inclusief achternaam) en het adres. Deze worden op brieven die we naar de leden en hun ouders sturen, geplakt. Deze stickers worden op het secretariaat bewaard. Het bestand om deze stickers te maken, wordt op de groepscomputer opgeslagen.

Beeldmateriaal

Scouting Impeesa Voorschoten maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Impeesa Voorschoten en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Hierin zijn verschillende varianten mogelijk: (i) geen toestemming, (ii) toestemming om beeldmateriaal van het lid te maken en deze te tonen op de jaarlijkse foto-avond zodat men deze kan bestellen, (iii) toestemming om daarnaast ook beeldmateriaal van het lid te gebruiken op de website.

Gemaakt beeldmateriaal wordt lokaal opgeslagen op een computer van een staflid (meestal van de eigenaar van het foto- of filmapparaat). Daarnaast komt beeldmateriaal doorgaans ook bij één of meerdere andere stafleden terecht, en wordt dit doorgaans ook opgeslagen voor archiefdoeleinden.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Impeesa Voorschoten is terug te vinden via www.impeesavoorschoten.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Impeesa Voorschoten binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.